워크플로우는 사용자가 설정한 조건에 따라 미리 정의된 액션을 자동으로 실행할 수 있도록 지원하는 기능입니다.
이를 통해 반복적인 업무를 줄이고, 주요 지표 변화를 즉시 모니터링하며, 이상 상황에 신속하게 대응하고, 협업 효율을 높일 수 있습니다.
📌 꼭 확인해 주세요!
이용 중인 구독 플랜과 스페이스 권한에 따라 워크플로우 접근이 제한됩니다.
◾구독 플랜
워크플로우는 Professional 플랜 또는 Enterprise 플랜을 구독 중일 때만 사용할 수 있습니다.
Free 플랜을 이용 중인 경우, 상위 플랜으로 업그레이드해야 해당 기능을 사용할 수 있습니다.
◾스페이스 권한
워크플로우는 ‘Workflow’ 권한을 가진 사용자만 접근할 수 있습니다.
권한이 없는 경우 Admin 권한을 가진 멤버가 권한을 부여해야 하며, 자세한 방법은 스페이스 멤버별 권한 설정하기 문서를 참고해 주세요.
워크플로우 주요 구성 요소
시작: 워크플로우 실행을 시작하는 기준입니다.
(예) 특정 단어가 포함된 응답이 제출됐을 때, 특정 문항의 통계값이 일정 수치 이하일 때 등조건: 시작 이후, 워크플로우가 실행되기 위한 세부 규칙입니다.
(예) 주관식 응답에 ‘불만족’ 단어가 포함됐을 때, 만족도(5점 만점) 문항 평균 값이 3점 미만일 때액션: 조건을 만족하면 실행되는 작업입니다. 현재 BETA에서는 이메일 발송을 지원하며, 향후 액션 유형이 확대될 예정입니다.
📌 꼭 확인해 주세요!
프로젝트 멤버가 아니어도 이메일 수신자로 지정할 수 있습니다.
조건이 충족되더라도 설문 응답 수집 및 결과 분석 과정을 거치므로, 이메일은 응답 즉시가 아닌 일정 시간이 지난 후 발송됩니다.
24시간 기준, 하나의 스페이스에서 워크플로우 액션을 통해 발송할 수 있는 이메일은 최대 300개입니다. 발송 한도를 초과하면 워크플로우 실행 조건이 충족되더라도 추가 이메일은 발송되지 않습니다.
워크플로우 생성 방법
워크플로우는 아래 세 가지 방식으로 생성할 수 있습니다.
① 처음부터 직접 만들기
[+ 워크플로우 만들기]를 클릭하고 [처음부터 직접 만들기]를 선택합니다.
‘워크플로우 시작’ 모달에서 워크플로우의 시작 조건을 좌측에서 선택합니다. 선택한 조건에 따른 ‘동작 방식’ 또는 ‘설정 필요한 조건’은 우측에서 확인 후 [선택 완료]를 클릭합니다.
‘제목 없는 워크플로우’가 생성되며, 설정 화면에서 시작 · 조건 · 액션을 등록합니다.
설정 중에는 [임시 저장]으로 현재 입력값을 저장할 수 있고, 최종 완료 시 [설정 완료]를 클릭합니다.
② 빠른 시작으로 만들기
워크플로우 페이지 중앙의 “워크플로우를 빠르게 만들어보세요” 영역에서 원하는 시작 조건을 선택합니다.
‘제목 없는 워크플로우’가 생성되며, 설정 화면에서 시작 · 조건 · 액션을 등록합니다.
[임시 저장]과 [설정 완료]를 활용해 저장·완료합니다.
③ 추천 템플릿으로 만들기
[+ 워크플로우 만들기]를 클릭하고 [템플릿 사용하여 만들기]를 선택합니다.
※워크플로우 홈 화면의 ‘추천 템플릿’에서도 생성이 가능합니다.템플릿 목록에서 ‘성과 이상 감지 및 대응 유도 플로우’를 선택하고, 활용 예시 및 동작 요약을 확인한 뒤 [템플릿 사용하기]를 클릭합니다.
현재 BETA에서는 ‘성과 이상 감지 및 대응 유도 플로우’ 템플릿을 우선 제공하며, 템플릿을 순차 확장할 예정입니다.
‘제목 없는 워크플로우’가 생성되며, 설정 화면에서 시작 · 조건 · 액션을 등록합니다.
[임시 저장]으로 중간 저장 후 [설정 완료]로 마무리합니다.
📌 함께 알아두면 좋은 정보
◾통계값
워크플로우 조건을 구성할 때 기준이 되는 정량 지표입니다. 설문 문항을 선택해 응답 결과 중 상위 1~3%에 해당하는 비율이나 하위 1~3%에 해당하는 비율을 기준으로 조건을 설정할 수 있으며, 이외에도 ‘같음/같지 않음’, ‘보다 큼/작음’ 등의 방식으로 지정할 수 있습니다.
◾최소 응답 수 조건
지정한 응답 수 이상일 때만 통계값 조건이 적용되도록 설정할 수 있습니다.
워크플로우 화면 구성
① 추천 템플릿
고객 만족도, NPS 등 주요 성과 지표를 상시 모니터링하고 이상 징후에 대응하도록 돕는 ‘성과 이상 감지 및 대응 유도 템플릿’을 바로 시작할 수 있는 영역입니다.
② 워크플로우를 빠르게 만들어보세요
원하는 시작 조건을 선택해 바로 워크플로우 설정 화면으로 이동합니다.
③ 워크플로우 목록
워크플로우 목록에서 스페이스에 등록된 워크플로우를 조회하고 관리할 수 있습니다.
연결된 설문(프로젝트)에 권한이 없는 경우, 목록의 설문 제목은 ‘접근할 수 없는 설문’으로 표시됩니다.
워크플로우 목록의 추가 동작(⁝)
워크플로우 목록에서 오른쪽 추가 동작(⁝) 버튼을 클릭하면 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
활성화/비활성화: 워크플로우 실행 상태를 변경하며, 최대 50개까지 활성화 상태의 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
복사: 동일한 설정으로 ‘초안’ 상태 워크플로우를 생성하며, 설문 프로젝트 권한이 없을 경우 이용할 수 없습니다.
이름 변경: 워크플로우의 이름을 수정합니다.
삭제: 워크플로우를 삭제하며, 삭제한 워크플로우는 복원이 불가하니 신중하게 선택해 주세요.