📌 ワークフローはProfessionalまたはEnterpriseプランでご利用いただけますが、「Workflow」権限を持つユーザーのみアクセスすることができます。
ワークフローの作成方法
ワークフローは以下の方法で作成することができます。
おすすめテンプレートで作成する
1️⃣ テンプレートを選択してください。
step 1. ホーム画面から[ワークフロー]をクリックして「おすすめテンプレート」から希望するテンプレートを選択するか、[＋ワークフローを作成する]をクリックして「テンプレートを使って作成する」を選択します。
step 2. テンプレートがどんな状況で役立つか、ワークフローのアクションで何ができるかなどを確認した後、[このテンプレートを使う]をクリックします。
2️⃣ 具体的な条件と動作を設定してください。
step 1. 選択したテンプレートに合わせて「タイトルなしのワークフロー」が作成され、テンプレートに応じて実行条件と動作が指定されています。
トリガー： ワークフローの実行を開始する基準です。（例：特定の単語が含まれた回答が送信されたとき、特定の設問の統計値が一定値以下のときなど）
条件： トリガー後にワークフローが実行されるための詳細なルールです。（例：自由記述の回答に「不満」という単語が含まれているとき、満足度（5点満点）設問の平均値が3点未満のとき）
アクション： 条件を満たすと実行される作業です。
step 2. 対象アンケートの右側の[設定]をクリックしてワークフローを実行させる条件として設定するアンケートを選択してください。
step 3. テンプレートに応じて「条件」と「アクション」に表示される項目が異なる場合があります。希望する項目を選択した後、右上の[設定完了]をクリックしてワークフローを作成します。
クイックスタートで作成する
step 1. ワークフローページ中央の「ワークフローを素早く作成しましょう」エリアで希望するトリガー条件を選択します。
step 2. 選択したトリガー条件に合わせて「トリガー条件」が自動的に指定された「タイトルなしのワークフロー」が作成されます。
トリガー・条件・アクション — 上記と同じ構成です。
step 3. 対象アンケートの右側の[設定]をクリックしてアンケートを選択してください。
step 4. 「条件」と「アクション」から希望する項目を選択した後、右上の[設定完了]をクリックしてワークフローを作成します。
最初から直接作成する
step 1. [＋ワークフローを作成する]をクリックして[最初から直接作成する]を選択します。
step 2. 「ワークフロートリガー」モーダルの左側でトリガー条件を選択します。選択した条件に応じた「動作方式」または「設定が必要な条件」を右側で確認した後、[選択完了]をクリックします。
step 3. 「タイトルなしのワークフロー」が作成され、設定画面でトリガー・条件・アクションを登録します。
トリガー・条件・アクション — 上記と同じ構成です。
step 4. 設定中は[一時保存]で現在の入力値を保存することができ、最終完了時は[設定完了]をクリックします。
収集グループで作成する
アンケートの作成完了後、回答収集を開始すると該当の収集グループからワークフローを作成・管理することができます。
step 1. 希望するアンケートを選択して「収集」タブに移動します。
step 2. 回答収集が進行中の収集グループを選択すると「ワークフロー」タブが表示されます。
step 3. [ワークフロー]タブでは該当の収集グループを条件として設定したワークフローの一覧を確認することができ、右上の[＋ワークフローを作成する]ボタンをクリックします。
step 4. おすすめテンプレートまたはクイックスタートから希望する方式を選択した後、条件とアクションタイプを設定してワークフローダッシュボードを作成することができます。
Q. アクションとして別の項目を指定することはできませんか？
A. 現在ワークフローはBETAサービスを提供しており、BETAではメールおよびSlack送信をサポートしています。今後アクションタイプを段階的に拡大していく予定です。
💡 ワークフローにはこんな機能も備わっています。
ワークフローリストの右側にある追加操作（⁝）ボタンをクリックすると以下の操作を実行することができます。
コピー： 同じ設定で「下書き」状態のワークフローを作成します。アンケートプロジェクトへのアクセス権限がない場合はご利用いただけません。
名前の変更： ワークフローの名前を修正します。
削除： ワークフローを削除します。削除したワークフローは復元できないため、慎重に選択してください。
ワークフローのアクション設定方法
Slackメッセージ送信アクションを設定する
ワークフローのアクションとしてSlackを選択すると、設定した条件を満たしたときに指定されたSlackチャンネルに通知を送ることができます。
1️⃣ 設定でSlackの[連携する]をクリックします。
step 1. [設定 > アプリ＆ソフトウェア]メニューに移動してください。
step 2. Slackの項目の右側にある[連携する]ボタンをクリックします。
💡 利用ヒント｜[連携する]ボタンは該当のSpaceにまだ連携されたアカウントがない場合にのみ表示されます。すでに他のメンバーがアカウントを連携している場合は「アプリ＆ソフトウェア」画面から[連携管理]をクリックした後、中央のメンバーリストの右側にある[自分のアカウントを連携する]を選択してください。
2️⃣ SlackにDataspaceアプリをインストールしてください。
step 1. すでにSlackにログインしている場合、Dataspaceアプリのインストール画面がすぐに表示されます。
step 2. 「Workspace」が自分が所属しているワークスペースに設定されているか確認した後、「Review app permissions」の内容を確認して[許可]ボタンをクリックします。
🧙 「Slackで承認されていないアプリです」というメッセージが表示されますか？
現在DataspaceはSlack Marketplaceへの正式登録のための審査プロセスを進めています。
このプロセスにおいて、Slackのポリシー上、連携時に「Slackで承認されていないアプリです」という案内メッセージが表示される場合があります。
Q. サービスの利用に問題はありませんか？
A. ご心配いただく必要はありません。そのメッセージは単にマーケットプレイス外部のアプリであることを意味するだけで、データのセキュリティや機能の使用には一切影響しません。
Q. どうすればよいですか？
A. Dataspaceは内部のセキュリティガイドラインに準拠して開発されたサービスですので、安心して[許可]ボタンを押して連携を進めてください。正式登録が完了すると、この案内メッセージは自動的に消える予定です。
step 3. 連携が正常に完了すると「連携が完了しました」というメッセージが表示されます。
3️⃣ ワークフローを作成して、アクションとして「Slack」を選択する
step 1. DataspaceのホームページからIPアクセス制御ワークフローにアクセスした後、おすすめテンプレート・クイックスタート・直接作成の中から希望するワークフロー作成方式を選択します。
step 2. ワークフローのトリガー・条件を選択して、アクションタイプが「Slackメッセージを送信」または「Slackメッセージと回答内容を送信」のワークフローを作成してください。
step 3. 通知を受け取るメッセージ受信チャンネルと送信する通知内容を設定します。
step 4. 送信された回答データ項目で設定した条件に応じてSlackメッセージとして受け取る回答データを選択し、「すべての回答を見る」ボタンをSlackメッセージに一緒に表示するかどうかを設定してください。
💡 利用ヒント
Slackのプライベートチャンネルにもメッセージを送信することができます。ただしメッセージを正常に送るためにはまず該当チャンネルにOpensurvey Dataspaceアプリを追加しておく必要があります。
メッセージを送信したいプライベートチャンネルにOpensurvey Dataspaceアプリを先に追加してから、ワークフローを設定してください。
アプリの招待はSlackのチャンネル設定 > 連携 > アプリ > [アプリを追加] > Opensurvey Dataspaceを選択という経路で行うことができます。
step 4. すべての設定が完了したら[設定完了]をクリックしてワークフローを作成し、有効化トグルをONに切り替えてワークフローを実行します。
メール送信アクションを設定する
ワークフローのアクションとしてメールを選択すると、設定した条件を満たしたときに入力したアカウントにメールが送信されます。
1️⃣ ワークフローを作成します。
step 1. DataspaceのホームページからIPアクセス制御ワークフローにアクセスした後、おすすめテンプレート・クイックスタート・直接作成の中から希望するワークフロー作成方式を選択します。
step 2. ワークフローのトリガー・条件を選択して、アクションタイプが「メール送信」のワークフローを作成してください。
2️⃣ メール受信者とコンテンツを設定してください。
step 1. 「メール受信者とコンテンツ」の[設定]をクリックしてメールを受け取る受信者アカウントとコンテンツを入力します。
💡 利用ヒント｜プロジェクトのメンバーでなくてもメール受信者として指定することができます。
step 2. メールのコンテンツに回答IDを参照することができ、「アンケート結果へのリンクボタン」を追加することができます。一緒に表示するかどうかを設定してください。
step 3. すべての設定が完了したら[設定完了]をクリックしてワークフローを作成し、有効化トグルをONに切り替えてワークフローを実行します。
ワークフローの実行履歴を確認する
有効化されたワークフローをクリックして、[実行履歴]からワークフローが実行された履歴を確認することができます。
[実行履歴]をクリックすると実行履歴別の結果と失敗の理由を確認することができます。必要な場合は[再試行]ボタンを押して失敗したアクションを再実行することもできます。
💡 ワークフローの実行失敗はこのように解決しましょう。
✅ メール送信
1️⃣ 送信量超過
メール送信は直近24時間を基準に最大300件まで可能です。この基準を超えるとメール送信が制限され、これによりワークフローが実行されない場合があります。
🔍 解決方法
24時間後に再度試みてください。
ワークフローの条件を調整して一度に送信されるメールの数を減らしてみましょう。
不要な通知送信がないか設定を点検してください。
2️⃣ 不明なエラー
システムログだけでは正確な原因を確認するのが難しいエラーです。
🔍 解決方法
ネットワーク接続が安定しているか確認してください。
しばらくしてから再度試みてください。
同じエラーが繰り返される場合は、カスタマーセンターにお問い合わせください。
✅ Slackメッセージ送信
1️⃣ 送信量超過
連携されたSlackワークスペースで許可されたAPIコール量（送信制限）を超過した場合に発生します。
🔍 解決方法
しばらく待ってから再試みてください。
ワークフローの条件を調整してメッセージ送信頻度を減らしてみましょう。
継続的に発生する場合はSlackのAPIポリシーを確認してください。
2️⃣ 連携権限の期限切れ
Slackアカウントの削除・権限変更・ワークスペースからのアプリの連携解除などによってSlackの連携権限が期限切れになった場合に発生します。
🔍 解決方法
Dataspaceの[アプリ＆ソフトウェア > 連携管理]でSlackの連携状況を確認してください。
必要に応じてSlackアカウントを再連携してください。
3️⃣ チャンネルへのアクセス不可
通知を送信しようとするチャンネルが削除されているか、ボットまたは連携アカウントにそのチャンネルへのアクセス権限がない場合に発生します。
🔍 解決方法
メッセージを送信したいチャンネルが現在存在するか確認してください。
Slackワークスペースで該当チャンネルにボット（または連携アカウント）が招待されているか確認してください。
チャンネルが変更されている場合は、ワークフローの設定で正しいチャンネルに再選択してください。
4️⃣ 不明なエラー
システムログだけでは正確な原因を確認するのが難しいエラーです。
🔍 解決方法
ネットワーク接続が安定しているか確認してください。
しばらくしてから再度試みてください。
同じエラーが繰り返される場合は、カスタマーセンターにお問い合わせください。
変数インポートについてよくご確認いただけましたか？
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