이용 플랜 | Google 스프레드시트로 내보내기는 Enterprise 플랜에서 이용할 수 있어요.
'Google 스프레드시트로 내보내기' 액션을 설정한 워크플로우를 활성화하면, 조건을 통과한 응답이 내 Google 드라이브의 전용 시트에 한 행씩 자동으로 추가됩니다.
이런 상황에서 씁니다
매일 들어오는 VoC 응답을 팀이 함께 보는 시트에 모아 두고, 담당자 배정이나 처리 상태를 시트에서 관리하고 싶을 때
설문 응답을 사내 다른 데이터(주문, 회원 정보 등)와 시트에서 합쳐 분석할 때
데이터스페이스 계정이 없는 팀원에게 응답 원본을 계속 업데이트되는 형태로 전달해야 할 때
이렇게 설정해주세요
1. 워크플로우를 만들고 시작 조건을 선택해 주세요
step 1. 설정에서 [워크플로우]로 이동한 뒤 [+ 워크플로우 만들기] > [처음부터 직접 만들기]를 클릭합니다.
워크플로우 시작 조건으로 '응답이 수집될 때마다'를 선택합니다.
유의사항 | Google 스프레드시트로 내보내기는 '응답이 수집될 때' 시작 조건에서만 선택할 수 있어요. 다른 시작 조건에서는 액션 목록에 나타나지 않습니다.
step 2 . Google 스프레드시트로 내보낼 설문을 선택해 주세요. 시트 1개에는 설문 1개의 응답만 쌓입니다.
2. 액션을 선택하고 시트에 쌓을 항목을 골라 주세요
step 1. 액션 유형에서 [Google 스프레드시트로 내보내기]를 선택합니다.
step 2. 액션 유형 설정이 완료되었다면, Google 계정 연동을 진행해주세요. Google 동의 화면에서 모든 권한을 허용해야 연동할 수 있습니다. 처음 한 번만 연동해 두시면 다음부터는 이 단계 없이 바로 이용하실 수 있어요.
이용 tip | Google 계정 연동 시 ‘Google 동의 화면에서 모든 권한을 허용해야 연동할 수 있습니다. 다시 시도해주세요.’ 라는 알림 메시지가 뜬 경우, 액세스 항목 체크 박스가 선택되었는지 확인해주세요.
step 3. '파일 및 변수 설정' 창에서 시트에 쌓을 내용을 설정합니다.
파일 이름 : 새로 만들 스프레드시트의 이름입니다. 설문 제목이 기본으로 들어가 있고, 최대 100자까지 고칠 수 있어요.
저장 위치 : 시트를 만들 폴더입니다. [폴더 선택]을 클릭하면 내 드라이브나 공유 드라이브의 폴더를 고를 수 있고, 고르지 않으면 내 드라이브에 만들어집니다.
내보낼 변수 : 시트에 쌓을 변수(응답 정보와 설문 문항)을 선택합니다. 단일·다중·순위 선택형 문항은 값(보기 번호)과 값 라벨(보기 문구) 중 무엇으로 내보낼지 고를 수 있어요.
지금까지 들어온 응답도 내보내기 : 워크플로우를 활성화하기 전에 들어온 응답 중 조건에 맞는 응답도 시트에 함께 넣는 옵션입니다. 워크플로우를 처음 활성화할 때만 선택할 수 있어요. 나중에 지난 응답을 처음부터 다시 받으려면 새 워크플로우를 만들어 주세요.
시트 미리 보기 : 선택한 변수로 만들어질 시트의 모습을 미리 확인할 수 있습니다.
유의사항 | 개인정보 변수는 Privacy 권한이 있는 멤버만 선택할 수 있습니다.
3. 설정을 완료하고 워크플로우를 활성화해 주세요
step 1. 액션 설정이 모두 완료되었다면, [설정 완료]를 클릭해주세요.
step 2. 워크플로우가 활성화되며 화면 상단에 워크플로우 상세 화면이 생깁니다.
이용 tip | 워크플로우 상세 화면에서 [실행 내역]을 클릭하면, 응답마다 시트에 들어갔는지(성공·실패·대기)와 실패한 이유를 확인할 수 있어요. 특정 응답만 다시 보내고 싶다면 해당 줄의 [재시도]를 클릭해 주세요.
step 3. 내가 설정한 폴더에 스프레드시트가 만들어지고, 파일 옆 바로가기 버튼을 누르면 해당 파일로 이동할 수 있습니다.
step 4. 응답이 들어오면 순차적으로 Google 스프레드시트로 쌓입니다.
이용 tip | Google 계정 연동이 끊긴 동안 들어온 응답은 시트에 들어가지 못해요. 같은 계정으로 다시 연동한 뒤 액션 영역의 [실패한 응답 다시 내보내기]를 클릭하면, 빠진 응답만 한 번에 시트에 채워집니다.
분석 탭에서 바로 설정할 수도 있어요!
수집이 시작되어 분석 탭이 열리면, 설정 페이지로 이동하지 않고 분석 탭에서 바로 내보내기를 설정할 수 있어요.
step 1. 설문 분석 탭 우측 상단의 [내보내기]를 클릭하고, [Google 스프레드시트로 내보내기]를 선택합니다.
step 2. 설정 창이 열리면 워크플로우 시작 조건과 대상 설문이 기본으로 설정되어 있습니다. 응답 조건과 수집그룹 조건은 [설정]을 클릭해 변경할 수 있으며, 파일 이름·저장 위치·내보낼 변수 등 나머지 항목도 마저 설정해 주세요.
step 3. [내보내기]를 클릭합니다. 이후 과정은 위에서 안내한 워크플로우 설정 방법과 같아요.
자주 묻는 질문
Q. 시트를 정렬하거나 열을 추가하면 어떻게 되나요?
데이터스페이스가 쓰는 열은 밀리지 않고 계속 같은 위치에 쌓입니다.
Q. 이미 쓰고 있는 시트로 연결할 수는 없나요?
워크플로우를 활성화하는 순간, 활성화한 멤버의 Google Drive에 이 워크플로우 전용 시트가 새로 생성됩니다. 이미 쓰고 있던 시트를 골라 응답을 바로 쓰는 방식은 지원하지 않아요.
Q. 워크플로우를 비활성화하고 새로운 변수를 추가한 뒤 다시 활성화하면 어떻게 되나요?
같은 시트 끝에 새 열과 변수명이 추가됩니다.
Q. 설문에서 문항을 삭제하면 어떻게 되나요?
해당 열은 이후 응답부터 빈칸으로 들어갑니다.
Q. 이미지 문항 변수를 선택했을 때 응답이 어떻게 보이나요?
셀에 이미지 URL이 들어가며, URL은 30일 동안 유효합니다.
Q. 내보내기가 실패하면 어떻게 하나요?
워크플로우 상세에서 [실행 내역]을 클릭하면 실패 사유를 확인할 수 있습니다. 사유를 해결한 뒤 [재시도]를 클릭하면 빠진 행만 다시 채워지고, 이미 들어간 행은 다시 쓰지 않습니다.
Q. Google 계정 연결이 끊겼다면
Google 계정에서 데이터스페이스 앱 접근을 삭제하거나, 연동을 해제하거나, 다른 계정으로 다시 연동하면 연결이 끊기고 내보내기가 멈춥니다. 같은 계정으로 다시 연동하거나, 다른 멤버가 워크플로우를 다시 활성화하면 내보내기가 재개됩니다. 단, 다른 멤버가 다시 활성화하면 그 멤버의 Google 드라이브에 새 전용 시트가 만들어집니다. 기존 시트에 이어서 쌓으려면, 처음 워크플로우를 켠 멤버가 같은 Google 계정으로 다시 연동해 주세요.
Q. 워크플로우를 삭제하면 시트도 삭제되나요?
삭제되지 않습니다. 전용 시트는 내 Google 드라이브에 그대로 남고, 데이터스페이스는 시트를 지우지 않아요. 이후 새로 들어오는 응답만 시트에 추가되지 않습니다.
* 더 알아보기 : 워크플로우 생성 및 실행 내역 조회, 워크플로우란?