📌 워크플로우는 Professional 또는 Enterprise 플랜에서 이용할 수 있으며, ‘Workflow’ 권한을 가진 사용자만 접근할 수 있어요.
워크플로우 생성 방법
워크플로우는 아래 방식으로 생성할 수 있습니다.
추천 템플릿으로 만들기
1️⃣ 템플릿을 선택해 주세요.
step 1. 홈 화면에서 [워크플로우]를 클릭하고, ‘추천 템플릿’에서 원하는 템플릿을 선택하거나 [+ 워크플로우 만들기]를 클릭하고, ‘템플릿 사용하여 만들기’를 선택합니다.
step 2. 템플릿이 어느 상황에서 유용한지, 워크플로우 액션으로 무엇을 할 수 있는지 등을 확인한 뒤, [템플릿 사용하기]를 클릭합니다.
2️⃣ 구체적인 조건과 동작을 설정해 주세요.
step 1. 선택한 템플릿에 맞춰 ‘제목 없는 워크플로우’가 생성되며, 템플릿에 따라 실행 조건과 동작이 지정되어 있습니다.
시작: 워크플로우 실행을 시작하는 기준입니다.
(예) 특정 단어가 포함된 응답이 제출됐을 때, 특정 문항의 통계값이 일정 수치 이하일 때 등조건: 시작 이후 워크플로우가 실행되기 위한 세부 규칙입니다.
(예) 주관식 응답에 ‘불만족’ 단어가 포함됐을 때, 만족도(5점 만점) 문항 평균 값이 3점 미만일 때액션: 조건을 만족하면 실행되는 작업입니다.
step 2. 대상 설문 우측의 [설정]을 클릭해 워크플로우를 실행시킬 조건으로 설정할 설문을 선택해 주세요.
step 3. 템플릿에 따라 ‘조건’과 ‘액션’에 표기된 항목이 달라질 수 있으며, 원하는 항목을 선택한 후, 우측 상단의 [설정 완료]를 클릭해 워크플로우를 생성합니다.
빠른 시작으로 만들기
step 1. 워크플로우 페이지 중앙의 '워크플로우를 빠르게 만들어보세요' 영역에서 원하는 시작 조건을 선택합니다.
step 2. 선택한 시작 조건에 맞춰 ‘시작 조건’이 자동으로 지정된 ‘제목 없는 워크플로우’가 생성됩니다.
시작: 워크플로우 실행을 시작하는 기준입니다.
(예) 특정 단어가 포함된 응답이 제출됐을 때, 특정 문항의 통계값이 일정 수치 이하일 때 등조건: 시작 이후 워크플로우가 실행되기 위한 세부 규칙입니다.
(예) 주관식 응답에 ‘불만족’ 단어가 포함됐을 때, 만족도(5점 만점) 문항 평균 값이 3점 미만일 때액션: 조건을 만족하면 실행되는 작업입니다.
step 3. 대상 설문 우측의 [설정]을 클릭해 워크플로우를 실행시킬 조건으로 설정할 설문을 선택해 주세요.
step 4. ‘조건’과 ‘액션’에서 원하는 항목을 선택한 후, 우측 상단의 [설정 완료]를 클릭해 워크플로우를 생성합니다.
처음부터 직접 만들기
step 1. [+ 워크플로우 만들기]를 클릭하고 [처음부터 직접 만들기]를 선택합니다.
step 2. ‘워크플로우 시작’ 모달에서 워크플로우의 시작 조건을 좌측에서 선택합니다. 선택한 조건에 따른 ‘동작 방식’ 또는 ‘설정 필요한 조건’은 우측에서 확인 후 [선택 완료]를 클릭합니다.
step 3. ‘제목 없는 워크플로우’가 생성되며, 설정 화면에서 시작·조건·액션을 등록합니다.
시작: 워크플로우 실행을 시작하는 기준입니다.
(예) 특정 단어가 포함된 응답이 제출됐을 때, 특정 문항의 통계값이 일정 수치 이하일 때 등조건: 시작 이후 워크플로우가 실행되기 위한 세부 규칙입니다.
(예) 주관식 응답에 ‘불만족’ 단어가 포함됐을 때, 만족도(5점 만점) 문항 평균 값이 3점 미만일 때액션: 조건을 만족하면 실행되는 작업입니다.
step 4. 설정 중에는 [임시 저장]으로 현재 입력값을 저장할 수 있고, 최종 완료 시 [설정 완료]를 클릭합니다.
수집 그룹에서 만들기
설문 작성 완료 후 응답 수집을 시작하면, 해당 수집 그룹에서 워크플로우를 생성하고 관리할 수 있습니다.
step 1. 원하는 설문을 선택해 ‘수집’ 탭으로 이동합니다.
step 2. 응답 수집이 진행 중인 수집 그룹을 선택하면, ‘워크플로우’ 탭이 표시됩니다.
step 3. [워크플로우] 탭에서는 해당 수집 그룹을 조건으로 설정한 워크플로우 목록을 확인할 수 있으며, 우측 상단의 [+ 워크플로우 만들기] 버튼을 클릭합니다.
step 4. 추천 템플릿 또는 빠른 시작으로 만들기 중 원하는 방식을 선택한 뒤, 조건과 액션 유형을 설정하여 워크플로우 대시보드를 생성할 수 있습니다.
Q. 액션으로 다른 항목을 지정할 수 없나요?
A. 현재 워크플로우는 BETA 서비스를 제공하고 있으며, BETA에서는 이메일 및 슬랙 발송을 지원합니다. 향후 액션 유형을 점차적으로 확대할 예정입니다.
💡워크플로우엔 이런 기능도 마련되어 있어요.
워크플로우 목록에서 오른쪽 추가 작업(⁝) 버튼을 클릭하면 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
복사: 동일한 설정으로 ‘초안’ 상태 워크플로우를 생성하며, 설문 프로젝트 권한이 없을 경우 이용할 수 없습니다.
이름 변경: 워크플로우의 이름을 수정합니다.
삭제: 워크플로우를 삭제하며, 삭제한 워크플로우는 복원이 불가하니 신중하게 선택해 주세요.
워크플로우 액션 설정 방법
Slack 메시지 발송 액션 설정하기
워크플로우의 액션으로 Slack을 선택하면, 설정한 조건을 충족했을 때 지정된 Slack 채널로 알림을 보낼 수 있습니다.
1️⃣ 설정에서 슬랙 [연동하기]를 클릭합니다.
step 1. [설정 > 앱 & 소프트웨어] 메뉴로 이동해 주세요.
step 2. Slack 항목 우측의 [연동하기] 버튼을 클릭합니다.
💡 이용 tip | [연동하기] 버튼은 해당 스페이스에 아직 연동된 계정이 없을 때만 표시됩니다. 이미 다른 멤버가 계정을 연동해 둔 경우에는, ‘앱 & 소프트웨어’ 화면에서 [연동 관리]를 클릭한 뒤, 중앙의 멤버 목록 오른쪽에 있는 [내 계정 연동하기]를 선택해 주세요.
2️⃣ Slack에 데이터스페이스 앱을 설치해 주세요.
step 1. 이미 Slack에 로그인되어 있다면, 데이터스페이스 앱 설치 화면이 바로 표시됩니다.
step 2. ‘Workspace’가 내가 속해있는 워크스페이스로 설정되어 있는지 확인한 뒤, ’Review app permissions’ 내용을 검토하고 [허용] 버튼을 클릭합니다.
🧙 'Slack에서 승인하지 않은 앱입니다'라는 문구가 보이나요?
현재 데이터스페이스는 Slack 마켓플레이스(Slack Marketplace)에 정식 등록하기 위한 검토 절차를 진행 중이에요.
이 과정에서 Slack 정책상, 연동 시 ‘Slack에서 승인하지 않은 앱입니다’라는 안내 문구가 표시될 수 있습니다.
Q. 그럼, 서비스 이용에 문제는 없을까요?
A. 걱정하지 않으셔도 괜찮아요. 해당 문구는 단지 마켓플레이스 외부 앱이라는 의미일 뿐, 데이터 보안이나 기능 사용에는 전혀 영향을 주지 않습니다.
Q. 어떻게 하면 될까요?
데이터스페이스는 내부 보안 가이드라인을 준수해 개발된 서비스이므로, 안심하고 [허용] 버튼을 눌러 연동을 진행해 주세요. 정식 등록이 완료되면, 이 안내 문구는 자동으로 사라질 예정입니다.
step 3. 연동이 정상적으로 완료되면, ‘연동을 완료하였습니다.’라는 메시지가 나타납니다.
3️⃣ 워크플로우를 생성하고, 액션으로 ‘Slack‘ 선택하기
step 1. 데이터스페이스 홈페이지에서 워크플로우에 접속한 뒤, 추천 템플릿, 빠른 시작, 직접 만들기 중 원하는 워크플로우 생성 방식을 선택합니다.
step 2. 워크플로우의 시작·조건을 선택하고, 액션 유형이 ‘Slack 메시지 발송‘ 혹은 ‘Slack 메시지 및 응답 내용 발송‘인 워크플로우를 생성해 주세요.
step 3. 알림을 받을 메시지 수신 채널과 발송할 알림 내용을 설정합니다.
step 4. 발송한 응답 데이터 항목에 설정한 조건에 따라 슬랙 메시지로 받아볼 응답 데이터를 선택하고, ‘전체 응답 보기’ 버튼을 슬랙 메시지에 함께 표시할지 여부를 설정해 주세요.
💡 이용 tip | ‘개인정보’ 타입에 해당하는 문항은 Slack으로 발송할 수 없습니다.
step 4. 모든 설정을 완료했다면 [설정 완료]를 클릭해 워크플로우를 생성하고, 활성화 토글을 ON으로 전환해 워크플로우를 실행합니다.
이메일 발송 액션 설정하기
워크플로우의 액션으로 이메일로 선택하면, 설정한 조건을 충족했을 때 입력한 계정으로 이메일이 발송됩니다.
1️⃣ 워크플로우를 생성합니다.
step 1. 데이터스페이스 홈페이지에서 워크플로우에 접속한 뒤, 추천 템플릿, 빠른 시작, 직접 만들기 중 원하는 워크플로우 생성 방식을 선택합니다.
step 2. 워크플로우의 시작·조건을 선택하고, 액션 유형이 ‘이메일 발송’인 워크플로우를 생성해 주세요.
2️⃣ 이메일 수신자 및 내용을 설정해 주세요.
step 1. ‘이메일 수신자 및 내용’의 [설정]을 클릭해 메일을 받을 수신자 계정과 내용을 입력합니다.
💡 이용 tip | 프로젝트 멤버가 아니어도 이메일 수신자로 지정할 수 있습니다.
step 2. 이메일 내용에 응답 ID를 참고할 수 있으며, ‘설문 결과 바로가기 버튼’을 추가할 수 있습니다. 함께 표시할지 여부를 설정해 주세요.
step 3. 모든 설정을 완료했다면 [설정 완료]를 클릭해 워크플로우를 생성하고, 활성화 토글을 ON으로 전환해 워크플로우를 실행합니다.
워크플로우 실행 내역 조회
활성화된 워크플로우를 클릭하고, [실행 내역]을 통해 워크플로우가 실행된 내역을 조회할 수 있습니다.
[실행 내역]을 클릭하면 실행 내역별 결과와 실패 사유를 확인할 수 있습니다. 필요할 경우 [재시도] 버튼을 눌러 실패한 액션을 다시 실행할 수도 있습니다.
💡워크플로우 실행 실패는 이렇게 해결하세요.
✅ 이메일 발송
1️⃣ 전송량 초과
이메일 발송은 최근 24시간 기준 최대 300건까지 가능합니다.
해당 기준을 초과하면 이메일 발송이 제한되며, 이로 인해 워크플로우가 실행되지 않을 수 있습니다.
🔍 해결 방법
24시간이 지난 후 다시 시도해 주세요.
워크플로우 조건을 조정해 한 번에 발송되는 이메일 수를 줄여 보세요.
불필요한 알림 발송이 없는지 설정을 점검해 주세요.
2️⃣ 알 수 없는 오류
시스템 로그만으로는 정확한 원인을 확인하기 어려운 오류입니다.
일시적인 네트워크 문제나 외부 서비스의 순간적인 장애로 발생할 수 있습니다.
🔍 해결 방법
네트워크 연결 상태가 안정적인지 확인해 주세요.
잠시 후 다시 시도해 보세요.
동일한 오류가 반복된다면, 고객센터로 문의해 주세요.
✅ Slack 메시지 발송
1️⃣ 전송량 초과
연동된 Slack 워크스페이스에서 허용된 API 호출량(전송 한도)을 초과한 경우 발생합니다.
짧은 시간에 많은 메시지를 발송할 때 주로 발생할 수 있습니다.
🔍 해결 방법
잠시 기다린 후 다시 시도해 주세요.
워크플로우 조건을 조정해 메시지 발송 빈도를 줄여 보세요.
지속적으로 발생한다면 Slack의 API 사용 정책을 확인해 주세요.
2️⃣ 연동 권한 만료
Slack 계정 삭제, 권한 변경, 워크스페이스에서의 앱 연결 해제 등으로 Slack 연동 권한이 만료된 경우 발생합니다.
🔍 해결 방법
데이터스페이스의 [앱 & 소프트웨어> 연동 관리]에서 Slack 연동 상태를 확인해 주세요.
필요한 경우 Slack 계정을 다시 연동해 주세요.
3️⃣채널 접근 불가
알림을 발송하려는 채널이 삭제되었거나, 봇 또는 연동 계정에 해당 채널에 대한 접근 권한이 없는 경우 발생합니다.
🔍 해결 방법
메시지를 발송하려는 채널이 현재 존재하는지 확인해 주세요.
Slack 워크스페이스에서 해당 채널에 봇(또는 연동 계정)이 초대되어 있는지 확인해 주세요.
채널이 변경되었다면, 워크플로우 설정에서 올바른 채널로 다시 선택해 주세요.
4️⃣알 수 없는 오류
시스템 로그만으로는 정확한 원인을 확인하기 어려운 오류입니다.
일시적인 네트워크 문제나 외부 서비스의 순간적인 장애로 발생할 수 있습니다.
🔍 해결 방법
네트워크 연결 상태가 안정적인지 확인해 주세요.
잠시 후 다시 시도해 보세요.
동일한 오류가 반복된다면, 고객센터로 문의해 주세요.
워크플로우를 만들어보셨나요?
아래 가이드를 참고하시면 워크플로우를 더 쉽고 효율적으로 활용하실 수 있어요. 실제 사례를 통해 팀에 꼭 맞는 알림 설정 방법을 확인해 보세요.
가이드를 확인하신 후에도 궁금한 점이 남아 있다면, 화면 우측 하단의 [고객센터 아이콘]을 통해 언제든지 문의해 주세요.
고객님의 어려움을 빠르게 해결하실 수 있도록 저희 팀이 항상 함께하겠습니다.